Warum sind elektronische Bestellungen besser?

Warum sind elektronische Bestellungen besser?

Was in anderen Branchen zu den "alten Zöpfen" zählt, von denen man sich im Zuge von Kostendämpfungsmaßnahmen längst getrennt hat, ist in der Baustoffbranche immer noch gang und gäbe: Händler bestellen per Fax oder Telefon bei ihren Lieferanten.

Schluss mit den Faxen! Bestellungen wie diese verursachen unnötig hohe Prozesskosten in der Baustoffbranche und drücken die Margen.

Die Industrie ist gezwungen, die Bestellvorgänge manuell zu erfassen und benötigt je nach interner IT-Struktur je 70.000 bis 100.000 Bestellpositionen eine Erfassungskraft. Organisationseinheiten von 25 bis 60 Mitarbeitern zur Bearbeitung dieser "manuellen" Bestellungen sind bei der Baustoffindustrie keine Seltenheit. Diese Art der Bestellung ist nicht nur extrem teuer, sondern auch zeitintensiv und fehleranfällig.

Erhöhte Prozesskosten durch hohen Personalaufwand entstehen auf beiden Seiten durch

  • Klärungsbedarf infolge abweichender Artikelnummern oder nicht lesbare Artikelbezeichnungen oder ungenauer Bestellangaben,

  • manuelle Erfassung im ERP-System des Lieferanten, wodurch eine weitere Fehlerquelle zusätzlich ins Spiel kommt.

Rückfragen, Fehllieferungen und Zeitverzug sind teuer und drücken die Margen - auch im Handel.

Durch elektronische Bestellungen kann dieser Prozess bei beiden Marktpartnern erheblich vereinfacht und optimiert werden.

Elektronische Bestellungen (ORDERS) ermöglichen die automatische Weiterverarbeitung, reduzieren die Fehlerquote im Auftragprozess, verringern die Durchlaufzeiten und setzen Mitarbeiterkapazität für andere Tätigkeiten im Unternehmen frei. Der Handel kann durch verbesserte Beratungskapazität und schnellere Reaktionszeiten seitens der Industrie profitieren. Was für Bestellungen gilt, trifft in gleicher Weise auf nachgeschaltete Prozesse wie Bestellbestätigungen (ORDRSP), Lieferavise (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) zu.

ORDERS 1.3 - Implementierungsrichtlinie ORDERS (Bestellung) auf Basis von EANCOM® D.01B, Version 1.3, August 2016

ORDRSP 1.3- Implementierungsrichtlinie ORDRSP (Bestellbestätigung) auf Basis von EANCOM® D.01B, Version 1.3, August 2016

DESADV 1.03 - Implementierungsrichtlinie DESADV (Lieferung) auf Basis von EANCOM® D.01B, Version 1.3, September 2016

Entscheidende Voraussetzung für das kostengünstige Zusammenspiel der EDV-Systeme in Industrie und Handel sind jedoch eine hohe Datenqualität der Artikelstammdaten und ein Abgleich der Daten. Unzureichende Artikelstammdaten im Handel sind der wesentliche Hemmschuh, weshalb die Baustoffbranche hinsichtlich der Kommunikationstechnik hinter anderen Branchen zurückbleibt. Dabei sind die Grundlagen für die elektronische Bestellabwicklung längst geschaffen.

78 Prozent aller Artikeldatensätze der zentralen Artikelstammdatenbank tragen alle erforderlichen Informationen für die elektronische Bestellabwicklung.

Und für elektronische Bestellungen müssen zwischen Handel und Industrie lediglich drei Datenfelder abgeglichen werden: Artikelnummer (vorzugsweise GTIN Globale Artikelidentnummer, bisher: EAN), Mindestbestellmenge und der Menge pro Packung.

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