Prozessoptimierung

Was in anderen Branchen zu den „alten Zöpfen“ zählt, von denen man sich im Zuge von Kostendämpfungsmaßnahmen längst getrennt hat, ist in der Baustoffbranche immer noch gang und gäbe: Händler bestellen per Fax oder Telefon bei ihren Lieferanten.

Die Industrie ist gezwungen, die Bestellvorgänge manuell zu erfassen und benötigt je nach interner IT-Struktur je 70.000 bis 100.000 Bestellpositionen eine Erfassungskraft. Organisationseinheiten von 25 bis 60 Mitarbeitern zur Bearbeitung dieser „manuellen“ Bestellungen sind bei der Baustoffindustrie keine Seltenheit. Diese Art der Bestellung ist nicht nur extrem teuer, sondern auch zeitintensiv und fehleranfällig.

Erhöhte Prozesskosten durch hohen Personalaufwand entstehen auf beiden Seiten durch

Rückfragen, Fehllieferungen und Zeitverzug sind teuer und drücken die Margen - auch im Handel.

Durch elektronische Bestellungen kann dieser Prozess bei beiden Marktpartnern erheblich vereinfacht und optimiert werden.

Elektronische Bestellungen (ORDERS) ermöglichen die automatische Weiterverarbeitung, reduzieren die Fehlerquote im Auftragprozess, verringern die Durchlaufzeiten und setzen Mitarbeiterkapazität für andere Tätigkeiten im Unternehmen frei. Der Handel kann durch verbesserte Beratungskapazität und schnellere Reaktionszeiten seitens der Industrie profitieren. Was für Bestellungen gilt, trifft in gleicher Weise auf nachgeschaltete Prozesse wie Bestellbestätigungen (ORDRSP), Lieferavise (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) zu.

Broschüre – Artikelstammdaten im Fachhandel der Baubranche – Darstellung und Interpretation der Informationsinhalte, Ausgabe Juni 2009 (allgemein verständliche Beschreibung des Branchenstandards)

ORDERS 1.2 – Implementierungsrichtlinie ORDERS (Bestellung) auf Basis von EANCOM® D.96A, Version 1.2, Juni 2009

ORDRSP 1.2 – Implementierungsrichtlinie ORDRSP (Order Response; Bestellbestätigung) auf Basis von EANCOM® D.96A, Version 1.2, Juni 2009

Entscheidende Voraussetzung für das kostengünstige Zusammenspiel der EDV-Systeme in Industrie und Handel sind jedoch eine hohe Datenqualität der Artikelstammdaten und ein Abgleich der Daten. Unzureichende Artikelstammdaten im Handel sind der wesentliche Hemmschuh, weshalb die Baustoffbranche hinsichtlich der Kommunikationstechnik hinter anderen Branchen zurückbleibt. Dabei sind die Grundlagen für die elektronische Bestellabwicklung längst geschaffen.

Und ... für elektronische Bestellungen müssen zwischen Handel und Industrie lediglich drei Datenfelder abgeglichen werden: Artikelnummer (vorzugsweise GTIN Globale Artikelidentnummer, bisher: EAN), Mindestbestellmenge und der Menge pro Packung.