Artikelstammdaten

Der vereinbarte Branchenstandard für Artikelstammdaten wurde gemeinsam von Industrie und Handel definiert. Die erforderlichen Inhalte können in unterschiedlichen Datenformaten bereitgestellt werden. Welches Datenformat genutzt wird, ist abhängig von den Datenpflegeprozessen und der technischen Ausstattung im Handel. In der zentralen Artikelstammdatenbank stehen die Artikeldatensortimente aller beteiligten Hersteller in allen praxisgerechten Datenformaten zur Verfügung.

PRICAT ist ein Nachrichtentyp aus dem weltweit verbreiteten EANCOM®-Transaktionsstandard, der den elektronischen Datentausch von Katalogen und Geschäftsdokumenten vom Hersteller über den Großhändler bis zum Einzelhändler abdeckt. Die Nachricht PRICAT (Preisliste/Katalog, engl. price/sales catalogue) beschreibt Artikelstammdaten. Das PRICAT-Format ist sehr leistungsfähig aufgrund der Vielzahl von Einzelfeldern und kann zuverlässig alle Inhalte des Branchenstandards transportieren.

Dies betrifft insbesondere die artikelbezogenen Dateninhalte, die als Grundlage für den elektronischen Austausch von Bestellungen, Bestellbestätigungen, Liefer- und Zahlungsavis, Rechnungen oder ECR-Anwendungen erforderlich sind.

Daher ist das PRICAT-Format besonders zukunftssicher. Entsprechende Import-Schnittstellen wurden von den Softwareanbietern in allen relevanten Warenwirtschaftssystemen des Baustoff-Fachhandels eingerichtet, so dass in nahezu jedem Handelsunternehmen mit diesem Format bereits heute eine automatische Artikeldaten- und Preispflege möglich ist.

Broschüre – Artikelstammdaten im Fachhandel der Baubranche – Darstellung und Interpretation der Informationsinhalte, Ausgabe Juni 2009 (allgemein verständliche Beschreibung des Branchenstandards)

PRICAT 1.2 – Implementierungsrichtlinie PRICAT (Artikelstammdaten) auf von Basis EANCOM ® D.96A, Version 1.2, November 1999 (aktuell gültiger Branchenstandard)

DATANORM ist ein seit 1986 existierendes Dateiformat für den Datenaustausch von Artikelstammdaten, das vor allem im Baunebengewerbe, in der Sanitär-, Heizungs- und Elektrobranche verbreitet ist. Die Nutzung von DATANORM 3.0 ist stark rückläufig, während DATANORM 4.0 noch eine gewisse Verbreitung aufweist. Das Datenformat hat eine sehr einfache Struktur, kann jedoch nur eine begrenze Menge an Informationen transportieren und wird kaum noch weiterentwickelt. Dennoch bietet DATANORM die Möglichkeit einer kosteneffizienten, automatischen Preispflege. DATANORM-Schnittstellen sind in allen relevanten Warenwirtschaftssystemen seit langem implementiert. Die notwendigen Dateninhalte für weitere Prozesse, zum Beispiel elektronische Bestellabwicklung und Lagerlogistik, können über diese Schnittstellen jedoch nicht transportiert werden.

Die Nutzung von Microsoft®-EXCEL ist weit verbreitet und bietet gegenüber den bisher genannten Datenformaten den großen Vorteil, dass die Inhalte sehr einfach visualisiert und gegebenenfalls manuell nachbearbeitet oder ergänzt werden können. Auf Grund der Tabellenstruktur ist es jedoch nicht leicht, bei umfangreichen Artikeldatensätzen den Überblick zu behalten. Daher ist das EXCEL-Format für eine automatisierte Stammdatenpflege nur bedingt geeignet. Im Gegensatz zu EXCEL-Tabellen, die bilateral zwischen den Marktpartner ausgetauscht werden, haben die EXCEL-Tabellen der zentralen Artikelstammdatenbank eine über alle beteiligten Lieferanten einheitliche Tabellenstruktur. Dies erleichtert die elektronische Datenübernahme. Daher ist die Artikeldaten- und Preispflege mit diesen Daten wesentlich einfacher, als mit den bisher genutzten individuell aufgebauten EXCEL-Tabellen. Außerdem empfiehlt sich die Nutzung der EXCEL-Tabellen ergänzend zum PRICAT-Format, um im Vorfeld der automatischen PRICAT-Datenübernahme Gewissheit über die Dateninhalte und die Datenqualität zu erlangen.

Vielfach erhält der Handel von seinen Lieferanten Preislisten im PDF-Format. Eine PDF-Datei hat zwar eine elektronische Form, ist aber in keiner Weise elektronisch verarbeitbar. Sie kann nur für die manuelle Stammdatenpflege oder gezielte Neuaufnahme einzelner Artikel genutzt werden. In der zentralen Artikelstammdatenbank stehen auch Kurzpreislisten im PDF-Format zur Verfügung. Sie enthalten nur die wichtigsten Grundinformationen zu den Artikeln, in der Regel auch ein Artikelbild, und dienen der einfachen Visualisierung der kompletten Lieferanten-Sortimente, beispielsweise im Rahmen der Kundenberatung. Sie können außerdem als Unterstützung bei der einmalig erforderlichen Referenzierung der Artikelnummern im Warenwirtschaftssystem eingesetzt werden.